যে কোনও পাবলিক বা পেশাদার অ্যাসোসিয়েশনের একটি পরিচালনা কমিটি থাকে, যার চার্টারে নির্দিষ্ট ফ্রিকোয়েন্সি সহ, প্রতিবেদন এবং নির্বাচন সভা স্বেচ্ছায় আগ্রহী সকলকে আহবান করতে হবে। এ জাতীয় সভায় প্রবেশের বিষয়টি সমাজের সকল সদস্যের জন্য বা অংশগ্রহণকারীদের বিভিন্ন দলের প্রতিনিধিদের জন্য উন্মুক্ত; এইভাবে তারা এর কার্যক্রমে অংশ নেওয়ার অধিকার প্রয়োগ করে।
নির্দেশিকা ম্যানুয়াল
1
সভার জন্য এজেন্ডা চিন্তা করুন। যেহেতু রিপোর্ট এবং নির্বাচন অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ বিষয়, এই ক্ষেত্রে ভোটদান সর্বাধিক হবে বলে আশা করা হচ্ছে। অতএব, এই বিষয়গুলি ছাড়াও, আপনি আপনার সমিতির সদস্যদের সাথে আলোচনা করবেন এমন এজেন্ডায় অন্যান্য চাপযুক্ত বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। রিপোর্টিং এবং নির্বাচনের সভা কোথায় হবে সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিন। যে ঘরে এটি অনুষ্ঠিত হওয়ার পরিকল্পনা করা হয়েছে তা প্রত্যেকের জন্য উপযুক্ত থাকার জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য এবং যথেষ্ট প্রশস্ত হতে হবে।
2
যারা প্রতিবেদন-নির্বাচন সভা করতে আগ্রহী তাদের সবাইকে অবহিত করুন। এটি করার জন্য, সভার কার্যসূচি, তারিখ এবং স্থান নির্দেশ করে আমন্ত্রণগুলি প্রেরণ করুন। এই সমিতির সর্বাধিক সংখ্যক সদস্যরা তাদের দেখতে পাবে এমন স্থানে এই তথ্যের সাথে ঘোষণাগুলি আটকে দিন। প্রয়োজনে মিডিয়াতে এবং টেলিভিশনে এমন ঘোষণা দিন।
3
অংশগ্রহণকারীদের নিবন্ধকরণ সংগঠিত করুন, যা সভার আগে আধ ঘন্টা আগে শুরু হওয়া উচিত। পর্যাপ্ত সংখ্যায় নিবন্ধককে অর্পণ করুন যাতে শুরুতে যারা এসেছেন তাদের সকলের ব্যক্তিগত ডেটা নির্দেশ করার সুযোগ পাবেন। সাধারণত, এটি হ'ল শেষ নাম, প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা, সংস্থা বা এর কাঠামোগত ইউনিট, নিবন্ধকরণ বা বাসস্থানের ঠিকানা, যোগাযোগের তথ্য।
4
সভার চেয়ারম্যান ও সচিব নির্বাচন করুন। মনে রাখবেন যে আপনার নির্বাচিত সংস্থার চেয়ারম্যান সভার চেয়ারম্যান নির্বাচিত হতে পারবেন না। যদি প্রয়োজন হয়, যদি এটি উপ-আইনগুলিতে সরবরাহ করা হয় তবে সমিতির সদস্যদের গ্রুপ থেকে নির্বাচিত হলে ডেপুটিগুলির শংসাপত্রগুলি পরীক্ষা করে এমন একটি শংসাপত্র কমিটি নির্বাচন করুন।
5
সচিবকে অবশ্যই একটি রেকর্ড রাখতে হবে। প্রোটোকলে সভায় উপস্থিত প্রতিনিধি বা সমিতির সদস্যদের সংখ্যা প্রতিফলিত করুন, কে চেয়ারম্যান, সচিব নির্বাচিত হন এবং কোন ভোটদানের ফলাফল সহ।
6
নির্বাচিত সংস্থার চেয়ারম্যান করা কাজ নিয়ে একটি প্রতিবেদন তৈরি করেন। প্রোটোকলটিতে একটি মূল্যায়ন সহ মোট ভোট প্রতিফলিত করুন - এটি সন্তোষজনক হিসাবে স্বীকৃত কিনা। সভায় নির্বাচিত সংস্থার নতুন সংমিশ্রণের প্রস্তাব শুনতে হবে, প্রতিটি প্রার্থীকে আলাদাভাবে আলোচনা করা উচিত এবং ভোট দেওয়া উচিত। কয়েক মিনিটের মধ্যে ভোটের ফলাফল প্রতিফলিত করুন।
7
আলোচ্যসূচিতে আলোচিত সমস্ত বিষয় আলোচনার পরে সভার চেয়ারম্যানকে অবশ্যই এটি বন্ধ করে সেক্রেটারির সাথে একত্রে এর অধিবেশন প্রোটোকলে স্বাক্ষর করতে হবে।
