কিছু অক্ষর এতই অস্পষ্টভাবে শেষ হয় যে ঠিকানাটি লোকসানে পড়ে রয়েছে: আপনাকে সারাংশটি বোঝার জন্য পাঠ্যটি পুনরায় পড়তে হবে। সময়ের অভাবে, প্রাপক কোনও চিঠি ছুঁড়ে ফেলতে বা কোনও কিছুর দ্বারা বিভ্রান্ত হতে পারে এবং বর্ণিত পরিস্থিতিতে আর তদন্ত করতে পারে না। একটি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং সক্ষম সমাপ্তি পাঠকের প্রতি শ্রদ্ধার উপর জোর দেয় এবং একটি অনুরোধ বা অনুরোধের দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে সহায়তা করে।
নির্দেশিকা ম্যানুয়াল
1
আপনি যা বলতে চেয়েছিলেন তা তিনটি অনুচ্ছেদে সেট করুন। মনে হতে পারে যে চিন্তাগুলি স্পষ্টভাবে বর্ণিত হয়েছে, তবে তথ্যের উপলব্ধি পাঠকের অবস্থার উপর নির্ভর করে। অতএব, পাঠটি পুনরায় পড়ুন এবং তিনটি মূল চিন্তা আলাদাভাবে লিখুন। এটি তথ্য, তারিখ, নাম ইত্যাদি হতে পারে এর জন্য আবেগের দরকার নেই, সংক্ষেপে কিছু শব্দ লিখুন, কারণ আপনার কেবল স্টক নেওয়া দরকার, মূল বিষয়গুলি স্মরণ করুন।
2
তিনটি ক্রিয়া লিখুন যা বার্তার প্রাপককে অবশ্যই সম্পাদন করতে হবে। মানুষের প্রতিক্রিয়া অবিশ্বাস্য হতে পারে। আপনার কাছে মনে হয় যে উপস্থাপিত তথ্যের বিষয়ে দ্ব্যর্থহীন প্রতিক্রিয়া প্রকাশ করা সম্ভব তবে স্বতন্ত্র অভ্যাস এবং উদ্দেশ্যগুলির উপর নির্ভর করে একজন ব্যক্তি এটি করেন। আপনি যদি পাঠকের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করেন তা যদি আপনি পরিষ্কারভাবে না উল্লেখ করেন তবে তিনি বুঝতে পারবেন না বা বলবেন না যে তিনি বুঝতে পারেন নি।
3
পূর্ববর্তী পদক্ষেপে প্রাপ্ত তালিকাকে গুরুত্বের ক্রমে সাজিয়ে রাখুন। চিঠির সমাপ্তি মাঝে মধ্যে আদালতের অধিবেশনে শেষ কথাটি মনে করিয়ে দেয়: চিঠিটি প্রাপ্তির ধারণা, সিদ্ধান্ত এবং ফলাফলগুলি এর উপর নির্ভর করে। বার্তাটির অর্থ প্রভাবিত না করে বাদ দেওয়া যায় এমন তালিকা থেকে আইটেমগুলি সরান। বাকী সংক্ষিপ্ত তালিকাটি চিঠির শেষে রাখুন যাতে পাঠক কোনও কিছু মিস না করে।
4
তারিখগুলি ইঙ্গিত করুন। আপনি যদি চিঠির প্রতিক্রিয়াটির জন্য অপেক্ষা করছেন, আপনার প্রত্যাশাগুলি নির্দিষ্ট করুন। কিছু লোকের শেষের দিকে টান দেওয়ার প্রবণতা থাকে, তাই নির্দিষ্ট সময়কে বোঝানো ভুল নয়।
5
যোগাযোগের বিশদটি ছেড়ে দিন। আপনার সংবাদদাতা দ্রুত আপনার ফোনটি সন্ধান করতে সক্ষম হওয়া উচিত। এই ধরনের পরিস্থিতিগুলির পূর্বাভাস দিন এবং কেবলমাত্র ক্ষেত্রে, প্রাপকের কাছে এটি নিশ্চিত হওয়া সত্ত্বেও প্রয়োজনীয় তথ্য চিঠিতে রাখুন।
6
বিনীত হন, সুন্দর কিছু বলুন, আপনার সময়ের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। চিঠিটি যদি তাকে সন্তুষ্ট করে দেয় বা অপ্রীতিকর অভিজ্ঞতা থেকে বাঁচায় তবে প্রাপক আরও দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে এবং আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে।
7
কোনও নামের সাথে বার্তাটি স্বাক্ষর করতে ভুলবেন না: এটি বাস্তব যোগাযোগের অনুভূতি তৈরি করে। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে ব্যক্তি উত্তরের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে এবং এটিকে দায়বদ্ধতার সাথে গ্রহণ করে। একটি উদাহরণ স্থাপন করুন এবং লোকেরাও আপনার সাথে একই আচরণ করবে।
