আমাদের সামাজিক এবং ব্যবসায়িক সক্রিয় জীবন প্রায়শই বিভিন্ন ধরণের সভায় অংশ নেওয়ার সাথে জড়িত - এটি শেয়ারহোল্ডারদের সভা হোক, সমবায় সদস্যদের একটি সাধারণ সভা, এইচওএ বা অন্য কোনও জনসভা হোক। এই ধরনের সভার ভূমিকা হ'ল সরকারী সংস্থা বা আইনী সত্তাগুলির ক্রিয়াকলাপের সাথে জড়িত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির সিদ্ধান্ত এবং নথিপত্র। সভায় গৃহীত সিদ্ধান্তগুলির নথিতে সঠিক প্রতিচ্ছবি তাদের বৈধতা নিশ্চিত করে এবং এটি একটি আইনী দলিল।
নির্দেশিকা ম্যানুয়াল
1
সভার মিনিটগুলি আঁকতে, লেখার কাগজের মানক A4 শীট ব্যবহার করুন। প্রোটোকলের শিরোনামে নথির নাম এবং সূচনা অংশ থাকা উচিত, যার কারণটি নাগরিক বা শেয়ারহোল্ডারদের সভা অনুষ্ঠিত হয়েছিল তা প্রতিফলিত করে।
2
শিরোনামের অধীনে, সভার তারিখ এবং এটি যে ঠিকানায় হয়েছিল তা, পাশাপাশি অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা উল্লেখ করুন। যদি উপস্থিত লোকেরা একটি পরিষ্কার শিট অনুসারে তাদের অংশগ্রহণ চিহ্নিত করে, তবে এটি অবশ্যই কয়েক মিনিটের মধ্যে প্রতিবিম্বিত হতে হবে। সভার ফর্মটি প্রতিফলিত করুন: প্রাথমিক জরিপ দ্বারা, ব্যক্তিগত উপস্থিতি সহ সুস্পষ্ট আদেশ দ্বারা বা অংশগ্রহণের সম্মিলিত ফর্ম ব্যবহার করে।
3
সভায় নির্বাচিত চেয়ারম্যান ও সচিবের সর্বশেষ নাম, প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা নির্দেশ করুন, তাদের প্রার্থিতা অনুসারে, বিপরীতে এবং এড়িয়ে যাওয়া ভোটের সংখ্যা প্রতিফলিত করুন।
4
সর্বাধিক জরুরি থেকে শুরু করে এজেন্ডায় ইস্যুগুলির তালিকা বর্ণনা করুন এবং তাদের প্রতিটি সংখ্যাতে বক্তৃতা, বিতর্ক এবং ভোটদানের নোটগুলি তার নম্বর দিয়ে শুরু করুন with বক্তৃতার রেকর্ডিংয়ে, উপস্থাপিত প্রতিবেদনের কেবলমাত্র মূল উপাদানটিই নির্দেশ করা প্রয়োজন। এটি সংক্ষিপ্তভাবে নির্ধারণ করা উচিত, তবে এমন একটি ফর্ম যা ডাবল ব্যাখ্যা বাদ দেয়। প্রয়োজনে বক্তৃতাটির পাঠটি কয়েক মিনিটের সাথে সংযুক্ত করা যেতে পারে। সমস্ত প্রাসঙ্গিক বক্তৃতা, মন্তব্য এবং মন্তব্য নির্দেশিত নাম সহ দেওয়া উচিত।
5
প্রতিটি ইস্যুতে একটি রেকর্ডটি এমন সিদ্ধান্তের সাথে শেষ করা উচিত যা ভোটের ফলাফলগুলি নির্দেশ করে। আলোচ্যসূচির আলোচ্যসূচির পরে আলোচ্যসূচিতে ইঙ্গিত করুন যে সাধারণ সিদ্ধান্তটি সভাটি বন্ধ ঘোষণা করেছে।
6
সভার চেয়ারম্যান এবং সেক্রেটারি দ্বারা প্রোটোকল স্বাক্ষর করুন, এটি আপনার সংস্থা বা এর চেয়ারম্যানের সংরক্ষণাগারে সংরক্ষণ করুন।
মনোযোগ দিন
সমবায় বা এইচওএর সভাপতিরা সমিতির চেয়ারম্যান হিসাবে কাজ করতে পারবেন না।
দরকারী পরামর্শ
যদি কোনও বাহ্যিক কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দেওয়ার জন্য প্রোটোকলটির প্রয়োজন হয়, তবে এটির প্রস্তুতির শর্তাদি এতে নির্দিষ্ট করুন, কারণ সেগুলি সীমিত হতে পারে।
