সাম্প্রতিক বছরগুলিতে হটলাইন জনসাধারণকে পণ্য ও পরিষেবাদি সম্পর্কে অবহিত করার একটি বিস্তৃত রূপে পরিণত হয়েছে। এটি সক্রিয়ভাবে বৃহত উত্পাদনকারী সংস্থাগুলি এবং খুচরা চেইন এবং মাঝারি আকারের ব্যবসায়ের প্রতিনিধিরা ব্যবহার করে। নাগরিকদের একটি জরুরি সমস্যা স্পষ্ট করার জন্য প্রায়শই এই জাতীয় ইভেন্টগুলি রাষ্ট্রীয় সংস্থা এবং ফেডারেল এবং আঞ্চলিক কর্তৃপক্ষ দ্বারা আয়োজন করা হয়। "হট লাইন" এর সারাংশ তার প্রবর্তকের অবস্থার উপর নির্ভর করে না এবং নীচের দিকে ফোটে: একজন ব্যক্তি টেলিফোনে একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেন এবং তত্ক্ষণাত তার একটি উপযুক্ত উত্তর পান receives
আপনার দরকার হবে
- - প্রাঙ্গণ;
- - একটি পৃথক টেলিফোন নম্বর বা টেলিফোন নম্বর;
- - কর্মী।
নির্দেশিকা ম্যানুয়াল
1
আপনার সংস্থার হটলাইন কতক্ষণ কাজ করে তা নির্ধারণ করুন। এটি চিরস্থায়ী, পর্যায়ক্রমিক বা একক, ঘড়ির কাছাকাছি বা কল পাওয়ার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়ের সাথে থাকতে পারে। আপনি যে লক্ষ্যগুলি অর্জন করতে চান তার উপর সময়কাল সরাসরি নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইন্টারনেট পরিষেবা সরবরাহকারী তার গ্রাহকদের ধ্রুবক রাউন্ড-ক্লক টেলিফোন সমর্থন সরবরাহ করতে আগ্রহী। বিশ্ববিদ্যালয়ে, প্রবেশিকা পরীক্ষার সময় এবং শুধুমাত্র দিনের বেলাতে "হট লাইন" সাজানোর পরামর্শ দেওয়া হয়।
2
কল গ্রহণের একটি পদ্ধতি চয়ন করুন: আপনার নিজের বা বিশেষ কল সেন্টারের কর্মীদের মাধ্যমে। পরবর্তী ক্ষেত্রে, আপনি অনেক প্রযুক্তিগত সমস্যা থেকে নিজেকে বাঁচাবেন। তবে এর নিজস্ব "হট লাইন" কাজের ঘাটতিগুলি দূর করতে সময় হ্রাস করে। কলগুলি আপনার কর্মচারীদের দ্বারা গৃহীত হয়েছে যারা উত্পাদনের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে জ্ঞানবান এবং দ্রুত বিতর্কিত সমস্যাগুলি পরিষ্কার করতে সঠিক বিশেষজ্ঞের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। এছাড়াও, যে কোনও বিকল্প দিয়ে শুরু করে, সময়ের সাথে সাথে আপনি "হট লাইন" এর প্রক্রিয়াটিকে আরও সুবিধাজনক হিসাবে পরিবর্তন করতে সক্ষম হবেন।
3
কেবলমাত্র অভ্যন্তরীণ সংস্থানগুলি ব্যবহারের সিদ্ধান্ত নিয়েছে, হটলাইনের জন্য পুরো কার্যক্রমের পুরো সময়কালের জন্য পৃথক টেলিফোন নম্বর বরাদ্দ করার যত্ন নিন। আপনার অঞ্চলে বেশ কয়েকটি ল্যান্ডলাইন এবং সেলুলার পরিষেবা সরবরাহকারী দেখুন। নিম্নলিখিত পয়েন্টগুলি সন্ধান করুন: কথোপকথনের এক মিনিটের ব্যয়, সাবস্ক্রিপশন ফির প্রাপ্যতা, একটি বহু-চ্যানেল নম্বর সংযোগের ক্ষমতা, সহজেই মনে রাখা সংখ্যার সহজলভ্যতা, দীর্ঘমেয়াদী সহযোগিতার জন্য ছাড়ের হার, চুক্তির শুরুর অবসানের শর্তাবলী, মোবাইল অপারেটরদের জন্য নির্ভরযোগ্য সংকেত অভ্যর্থনা একটি অঞ্চল ইত্যাদি সর্বাধিক উপযুক্ত সংস্থার সাথে একটি চুক্তি শেষ করুন।
4
হটলাইনের কর্মচারীদের জন্য আলাদা কক্ষ বরাদ্দ করুন। আরামদায়ক অফিস আসবাব এবং কম্পিউটার সরঞ্জাম দিয়ে ঘর সজ্জিত করুন। অপারেটরদের ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সরবরাহ করুন, একটি পৃথক ইমেল ঠিকানা সরবরাহ করুন। এটি অপারেটর এবং সংস্থার অন্যান্য বিশেষজ্ঞদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া দক্ষতা বৃদ্ধি করবে। সম্ভব হলে ইনকামিং কলগুলির বৈদ্যুতিন নিবন্ধকরণের ব্যবস্থা করুন। আপনার যদি কোনও বিশেষ কম্পিউটার প্রোগ্রাম না থাকে তবে আপনি কোনও স্প্রেডশিট সম্পাদকের ভিত্তিতে রেকর্ড রাখতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, এক্সেল।
5
হটলাইন কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিন। একটি ভাল প্রতিক্রিয়া এবং বিশ্লেষণমূলক মানসিকতা সহ দক্ষ, সক্রিয় পেশাদার চয়ন করুন। একটি অতিরিক্ত প্লাস হিসাবে দানশীলতা এবং চাপ প্রতিরোধের বিবেচনা করুন। আপনার কর্মীদের বিভিন্ন ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করতে হবে, দ্রুত জটিল, সম্ভবত এমনকি দ্বন্দ্ব, পরিস্থিতি সমাধান করতে হবে। প্রত্যেকের কাজের সময়সূচীটি সম্পর্কে চিন্তা করুন, শুরু এবং শেষ সময়গুলি, মধ্যাহ্নভোজনের বিরতি পরিষ্কারভাবে সংজ্ঞায়িত করুন। নিশ্চিত হয়ে নিন যে অতিরিক্ত কিছু 10-15-মিনিটের বিরতি রয়েছে যার সময় কর্মচারীরা অফিস ছেড়ে চলে যেতে পারে এবং যেমন তারা বলে, "শ্বাস নিন"।
6
ফোন কলগুলির জন্য সুপারিশ করুন। অপারেটরটি প্রথমে কলারকে অভিবাদন জানানো উচিত, সংস্থার নাম এবং তার নাম বা নাম নাম পরিষ্কারভাবে উচ্চারণ করুন। তারপরে জিজ্ঞাসা করুন, উদাহরণস্বরূপ, "আমি আপনাকে কীভাবে সাহায্য করতে পারি?" এবং কোনও ব্যক্তিকে বাধা না দেওয়া এবং স্পষ্ট করে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা না করে, মনোযোগ সহকারে শুনুন। কথোপকথনটি শেষ করার জন্য একীভূত শব্দটি বিবেচনা করুন।
7
প্রতিটি অপারেটরকে টেলিফোন এবং সংস্থার কর্মীদের অন্যান্য পরিচিতির তালিকা এবং তাদের যোগ্যতার মধ্যে থাকা সমস্যাগুলির একটি তালিকা সরবরাহ করুন। হটলাইনের কর্মচারীদের দ্বারা মুখোমুখি হওয়া সবচেয়ে চাপের বিষয়গুলির পূর্বাভাস দেওয়ার চেষ্টা করুন, তাদের আগে থেকেই বিশ্লেষণ করুন এবং বেশ কয়েকটি উত্তর প্রস্তুত করুন।
8
আপনার হটলাইনের বিজ্ঞাপন দিন। সংবাদপত্র, ম্যাগাজিনে, রেডিও এবং টেলিভিশনে বিজ্ঞাপন দিন। মুখের কথাটি ভুলে যাবেন না, যা traditionalতিহ্যবাহী মিডিয়া থেকে কার্যকারিতা নিকৃষ্ট নয়: আপনার বন্ধুদের, বন্ধুসুলভ, ক্লায়েন্টদের আপনার পরিকল্পনা সম্পর্কে বলুন, তাদের বন্ধুদের কাছে তথ্যটি প্রেরণ করতে বলুন। আপনার পণ্যগুলির প্যাকেজিংয়ে বা বিশেষ লিফলেটগুলিতে হটলাইন নম্বরটি মুদ্রণ করুন যা বুলেটিন বোর্ডগুলিতে আটকে যেতে পারে বা রাস্তায় বিতরণ করা যেতে পারে।
9
"হট লাইন" এর কাজটি খোলার এক সপ্তাহ পরে বিশ্লেষণ করুন। এই সময়ের মধ্যে, আপনি ইভেন্টটির শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি নির্ধারণ করার জন্য পর্যাপ্ত পরিমাণে উপাদান সংগ্রহ করবেন।
