কিছু সংস্থার সাথে যোগাযোগ করার সময়, একটি স্ট্যান্ডার্ড ফর্মের অক্ষর ব্যবহার করা হয়। এই জাতীয় ক্ষেত্রে, অনুরোধের পরে চিঠি টেমপ্লেটগুলি জারি করা হয়। যদি কোনও উন্নত ফর্ম না থাকে তবে চিঠিটি কোনও স্বাতন্ত্র্যকে বিবেচনা করে কোনও আকারে টানা হয়।
নির্দেশিকা ম্যানুয়াল
1
চিঠির জন্য একটি শিরোনাম করুন।
আপনি নিম্নলিখিত তথ্য নির্দিষ্ট করতে পারেন - ঠিকানা এবং প্রেরকের নাম, প্রেরকের অবস্থান এবং নাম, প্রেরকের সংগঠন, প্রেরকের যোগাযোগের ফোন নম্বর। প্রেরক যদি অন্য কোনও শহরে থাকেন তবে আপনি পূর্ণ মেইলিং ঠিকানা নির্দিষ্ট করতে পারবেন। শিরোনামটি সাধারণত পৃষ্ঠার ডানদিকে থাকে।
2
চিঠির সারমর্মটি বর্ণনা করুন এবং প্রয়োজনীয় মন্তব্য দিন।
মূল ধারণাটি দুটি বা তিনটি বাক্যে গঠনের চেষ্টা করুন। এবং তারপরে মন্তব্য করুন এবং আরও প্রয়োজনে লিখুন necessary ব্যবসায়িক চিঠিতে, কোনও আবেগ ছাড়াই তথ্য, চিত্রগুলি পোস্ট করার পরামর্শ দেওয়া হয়। একটি ব্যক্তিগত স্পর্শ আছে এমন চিঠিতে, ব্যক্তিগত অভিজ্ঞতাগুলি প্রতিবিম্বিত হওয়া উচিত।
3
তারিখটি ইঙ্গিত করুন এবং চিঠিতে স্বাক্ষর করুন।
প্রয়োজনে চিঠিটি কীসের ভিত্তিতে লেখা হয়েছে তার ভিত্তিতে আপনার কর্তৃপক্ষকে ব্যাখ্যা করুন। এই ধরনের ভিত্তি অ্যাটর্নি শক্তি হতে পারে।
4
একটি পৃথক শীটে, ব্যাখ্যামূলক গ্রাফ, টেবিল, চিত্রগুলি রাখুন।
প্রাপক অতিরিক্ত তথ্যের জন্য অনুরোধ করবেন না বলে আশা করবেন না। আপনার কাছে কোনও গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা সমাধানের দ্বিতীয় সুযোগ নাও থাকতে পারে। অতএব, একটি সংক্ষিপ্ত আকারে, সমস্ত প্রয়োজনীয় সূক্ষ্ম বিবরণ দিন।
5
প্রেরণের আগে চিঠিটি উচ্চস্বরে পড়তে ভুলবেন না যাতে কেউ এটি শোনেন। সহকারীকে জিজ্ঞাসা করুন তিনি কীভাবে চিঠির মর্ম বুঝতে পেরেছিলেন। যদি তাঁর কথাগুলি আপনার বার্তার উদ্দেশ্যটির সাথে মিলে না যায়, তবে চিঠিটি আলাদাভাবে তৈরি করা অর্থবোধ করে, কারণ প্রাপক আপনার দৃষ্টিভঙ্গি থেকেও সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বুঝতে পারে না।
মনোযোগ দিন
যদি চিঠিতে সীমিত সময়ের সাথে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে তবে প্রাপককে কল করতে এবং চিঠির আসন্ন আগমন সম্পর্কে অবহিত করার আগে তা বোধগম্য হয়। ঠিকানাটি যখন ছুটিতে বা অসুস্থ ছুটিতে থাকে এবং আপনি অন্ধকারে দিনের পর দিন থাকেন, তখন কেন কোনও প্রতিক্রিয়া নেই তা পরিস্থিতি রোধ করতে।
দরকারী পরামর্শ
আধুনিক মুদ্রকগুলি আপনাকে সরাসরি খামে ঠিকানা মুদ্রণ করতে দেয়। চিঠিটি পরিষ্কার এবং দৃ look় দেখাবে।
