অনেক ক্ষেত্রে, আপনাকে এক বা অন্য কর্তৃপক্ষের কাছে আবেদনের সরকারী চিঠি লিখতে হবে। এখন তাদের অনেকগুলি বৈদ্যুতিনভাবে প্রেরণ করা হচ্ছে, যদিও সংকলনের নিয়মগুলি শারীরিক বিকল্পগুলির মতো একই রয়েছে। সুতরাং, আপনার কীভাবে এই জাতীয় ডকুমেন্টেশন সঠিকভাবে আঁকতে হবে?
নির্দেশিকা ম্যানুয়াল
1
অ্যাড্রেসির অবস্থান এবং নাম নির্দিষ্ট করে শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ: "ওজেএসসি-র চিফ ইঞ্জিনিয়ার পোলাদ ইভানভ এস এসকে।" তারপরে চিঠির শীর্ষে একটি আবেদন লিখুন। এটি সাধারণত "প্রিয়" শব্দটি দিয়ে শুরু হয়। এরপরে অ্যাড্রেসির পুরো নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা রয়েছে। আপনি তার নাম ইঙ্গিত না করে "প্রিয় মিঃ ইভানভ" লিখতে পারেন। চিকিত্সা ঠিক মাঝখানে হওয়া উচিত।
2
আপনার আবেদন পত্রের উপস্থাপকটি লিখুন। এই চিঠির কারণ ও উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে নির্দেশ করুন। এই অনুচ্ছেদে অ্যাড্রেসির চিঠির সারমর্মটি বোঝা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, এটি শুরু করুন: "আপনি আমাদের মধ্যে যে বিয়ারিংস পাঠিয়েছেন তার অসন্তুষ্ট মানের বিষয়ে আমি আপনাকে লিখছি
।
দ্বারা …"
3
চিঠির মূল অংশটি পূরণ করুন। সাধারণত, এটিতে দুটি থেকে চারটি অনুচ্ছেদ থাকে যা উপস্থাপিতটিতে বর্ণিত সমস্যাটি নিয়ে উদ্বেগ প্রকাশ করে। এছাড়াও এই অংশে, এই বিষয়ে এবং সমস্যার সম্ভাব্য সমাধান সম্পর্কে সমস্ত চিন্তাভাবনা বলুন। অদূর ভবিষ্যতে এই সমস্যাটি সমাধান করার জন্য ঠিকানার কোনও নির্দিষ্ট পদক্ষেপ নিতে হবে তা নির্দেশ করুন। পরিষ্কার সময়সীমা, সংখ্যা এবং বাক্য ব্যবহার করুন।
4
একটি উপসংহার লিখুন। এই অংশে, আপিলের সম্পূর্ণ চিঠির ফলাফল প্রণয়ন করুন। উদাহরণ: "আমি নিশ্চিত যে আপনি এই অপ্রীতিকর পরিস্থিতি সমাধান করবেন, এবং অদূর ভবিষ্যতে আমাদের সহযোগিতা আগের মতো হবে।"
5
সরকারী স্বাক্ষর রাখুন, এতে অবস্থানের নাম এবং পাশাপাশি আপনার নামও রয়েছে। এটি সাধারণত সেট আপ করা হয়: "শ্রদ্ধার সাথে, " "আন্তরিকভাবে আপনার, " "আরও সহযোগিতার আশায়, " ইত্যাদি পরিস্থিতি অনুযায়ী চয়ন করুন।
6
একটি পোস্টস্ক্রিপ্ট বা পোস্টস্ক্রিপ্ট করুন। এই ছোট বিভাগটি স্বাক্ষরের ঠিক নীচে অবস্থিত। এটি এই ফর্ম্যাটের অক্ষরগুলিতে খুব কমই ব্যবহৃত হয়, তবে এখনও কখনও কখনও থাকার জায়গা থাকে। পোস্টস্ক্রিপ্ট চিঠির লেখকের প্রতিষ্ঠানের জীবনে কিছু উল্লেখযোগ্য ঘটনা প্রাপককে অবহিত করে। উদাহরণস্বরূপ: "পিএস আমি আপনাকে জানিয়েছি যে 2 দিন আগে প্রাপ্ত কাঁচামালের চালানের ক্ষেত্রে প্রত্যাখ্যানের শতাংশ বেড়েছে 19%!"
